MALATYA BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ YENİ EBYS SİSTEMİNE GEÇİYOR

Malatya Büyükşehir Belediyesi de artık İçişleri Bakanlığının yazılımı ile uyumlu EBYS Sistemi Malatya Büyükşehir Belediyesince de uygulamaya konulacak.

Malatya Büyükşehir Belediyesi tarafından, İçişleri Bakanlığının sorumluluğu ve koordinasyonunda yürütülen ve tüm mahalli idareler, birlikler ve işletme genel müdürlükleri tarafından kullanılan e-belediye uygulamasının birinci aşamasında sistemin devreye alınması ile ilgili olarak daire başkanları, şube müdürleri ve ilgili personellere yönelik hizmet içi eğitim programı düzenledi.

Kurum içi ve kurum dışı resmi yazışmaların yapıldığı ve dijital arşivlerin oluşturulduğu ve İçişleri Bakanlığı’nın yazılım sistemi ile hizmet veren EBYS sistemini hâlihazırda 203 belediye kullanıyordu. Malatya Büyükşehir Belediyesi de artık İçişleri Bakanlığının yazılımı ile uyumlu EBYS Sistemi Malatya Büyükşehir Belediyesince de uygulamaya konulacak.

Sistemin sorunsuz ve hızlı bir şekilde hayata geçmesi için Büyükşehir Belediyesi tarafından birim amirleri ve personellerine yönelik eğitim programları gerçekleştirildi. Büyükşehir Belediyesi daire başkanlıklarına bağlı her birim için ayrı ayrı eğitim programları düzenlendi. Eğitim programlarının devamında sistem aktif hale getirilerek, kullanıma açılacak.

ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ EBYS NEDİR?
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS),teşkilatımızda yazışmalarla ilgili bütün süreçlerin bilgisayar ortamında yapılmasına olanak sağlayan, PolNet Bilgi Sistemi üzerinde çalışan bir bilgisayar yazılımıdır.

EBYS İle Amaçlanan Nedir?

EBYS ile, gerek kurum içi birimlerimiz arası yazışmalarımızı gerekse diğer kamu kurum ve kuruluşları ile olan yazışmalarımızın bilgisayar ortamında yapılmasını sağlayarak;

* Yazışmaların standartlaşması,

* Yazışmaların sevk, paraf ve onay sürelerinin kısaltılması,

* Harcanan emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesi,

* Yazışmaların sağlıklı bir şekilde arşivlenmesi, hedeflenmektedir.

EBYS İle Ne Yapılabilir?

* Tanımlı iş akışı yolları ile belgeleri zamanında doğru kişiye ve en kısa yoldan ulaştırabilir .

* Birimlerde 7 gün 24 saat evrak alıp gönderebilir .

* Belgelerin dolaşımı esnasında durumlarını takip edilebilir .

* Belgeler hızlı bir biçimde dosyalanarak arşivleyebilir.

* Yetki seviyelerine göre çeşitli arama kriterleri ile belgelere tek tuşla ulaşılabilir .

* Aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim imkanı sağlar .

* Belgelerin dağıtım ve dolaşımındaki paraflama süreci ve sırasını tanımlayabilir .

* Belgelerin birden fazla noktaya (örneğin; tüm illere )aynı anda tek tuşla dağıtımı yapılabilir.

* İzne çıktığımızda veya birimimizde gece nöbet sistemi mevcutsa, görevleri yürütecek birine vekalet verilebilir.

* Bekleyen ve işlem yapılan evraklar kontrol edilerek personelin performansı değerlendirilebilir.

* Belgelere erişim ve erişilmezlik güvenliği sağlar .

* İlerleyen dönemlerde dijital imzanın hayata geçirilmesi ile yazışma ve belge paylaşımının bilgisayar ortamında resmi olarak yapılabilmesi ve kağıtsız ofise geçiş sağlanacaktır .

* Dijital imza ile birlikte sadece kurum içi değil kurumlar arası yazışmaların bilgisayar ortamında yapılabilmesi sağlanacaktır .

EBYS’nin Getirileri

* Doküman oluşturma ve saklama maliyetleri azalır.

* Kırtasiye giderlerinden, zamandan ve iş gücünden tasarruf sağlar.

* Güvenli ve mekandan bağımsız erişim imkanı sağlar.

* Evrak akışını hızlı ve doğru sonuçlandırır.

* Süreçlerde tıkanan noktaları raporlar.

* Saklanan belgeyi, yönetilen bilgiye dönüştürür.